نکات قابل توجه طراحی داشبورد مدیریتی و قابلیت های توسعه دهنده هوش تجاری
سورا آیریا مهر (سآمکو) یک راهکار ایده آل و مناسب در سامانه های هوش تجاری باید در بردارنده اطلاعات مالی، پشتیبانی، طرح ریزی، بازرسی، گزارش گیری و تحلیلی به صورت یکپارچه باشد. این سامانه باید بتواند اطلاعاتی صحیح و مناسب را بر اساس سطح نیاز هر کارمند ( از کارمند ساده تا مدیران عالی رتبه) تولید و در اختیار وی قرار دهد. یک سامانه هوش تجاری مناسب می تواند داده هایی با حجم زیاد و نامفهوم را تبدیل به داده هایی قابل درک با حجمی اندک نماید که همین داده های اندک می تواند تبدیل به اطلاعاتی در جهت اتخاذ استراتژی های مناسب در رابطه با سازمان شوند.
داشبوردها غالبا نمایش دهنده KPI (شاخص کلیدی عملکرد) های مربوط به یک یا چند سامانه خاص می باشند. واژه داشبوردهای مدیریتی در حقیقت از داشبورد اتومبیل که راننده امکان مشاهده و گزارش گیری لحظه ای از وضعیت اتومبیل را از طریق آن دارد گرفته شده است.
داشبوردها اطلاعات مربوط به درستی یا نادرستی مسیر یک تجارت را به کاربران نشان می دهند. با استفاده از داشبورد ها کاربر متوجه می شود که چه چیز درست و چه چیز نادرست است.
سال ها تلاش بر این بوده است تا در تجارت های مختلف ابزاری طراحی شود تا بتواند مسیر حرکتی کسب و کار را نشان داده و در زمان لازم اقدام به اعلام هشدار مبنی بر نیاز به بازسازی و یا بهینه سازی کسب و کار نماید.
داشبوردها عموما جهت نمایش خلاصه، روند تغییرات و یا استثنائات استفاده می شود.
برای داشتن یک داشبورد خوب باید به چهار نکته اساسی توجه کرد:
- ساده با قابلیت برقراری ارتباط راحت با کاربر
- حداقل انحرافات
- شامل داده های مفید در رابطه با کسب و کار مربوطه
- قابلیت درک دیداری
در سامانه های اطلاعات مدیریتی، داشبورد باید:
” به راحتی قابل خواندن و ترجیحا در یک صفحه باشد. رابط کاربری ساده، امکان نمایش نمودار های گرافیکی از وضعیت فعلی سازمان و روند تغییرات بر اساس یک دوره زمانی خاص را داشته باشد”
طبقه بندی
داشبوردها بر اساس نقش شان در سازمان ها به انواع استراتژیک، تحلیلی، عملیاتی و یا اطلاعاتی تقسیم می شوند. داشبوردهای استراتژیک این امکان را برای مدیران فراهم می کنند که آنها بتواند در هر لحظه یک شمای کلی از وضعیت سازمان و وضعیت حرکت سازمان به سمت هدف را ببینند و بتوانند در هر لحظه سریعترین تصمیم را برای بهبود وضعیت سازمان بگیرند. داشبوردهایی از این قبیل متمرکز بر میزان کارایی و پیش بینی می باشد.
داشبوردها با مقاصد آماری اغلب دارای جزئیات بیشتری مانند اطلاعات مقایسه ای و تاریخی می باشند. در این داشبورد ها جزئیات بیشتری دیده شده است و امکان ریز شدن در داده ها وجود دارد. مانند تبدیل سال به ماه، روز، ساعت و… . داشبورد های عملیاتی عموما متفاوت از داشبوردهای استراتژیک و یا آماری هستند و باید پوشش دهنده تمام فعالیت هایی باشند که نیازمند اطلاع رسانی هستند.
داشبورد ها و تابلوهای رتبه بندی
تفاوت میان داشبورد ها و تابلوهای رتبه بندی تفاوت در قالب ارائه آنها است. تابلوهای رتبه بندی میزان کیفیت عملیات را نشان می دهند در حالی داشبوردها محاسبه کننده و تحلیل کننده مسیر هستند.
داشبورد ها همیشه باید دارای مولفه های زیر باشند:
- دیدگاه را نشان دهند
- هدف را نشان دهند
- مقدار را نشان دهند
- دارای شاخص باشند
طراحی داشبورد
هر داشبورد منحصر به فرد از داشبورد دیگر است. طراحی هر داشبورد برگرفته از نوع کسب و کار و فرهنگ آن می باشد. شما نمی توانید یک داشبورد را برای چند کسب و کار استفاده نمایید زیرا هر نوع کسب و کار KPI منحصر به فرد خود را داشته و صرفا با استفاده از KPI های عمومی نمی توان داشبوردی کامل طراحی نمود.
باید توجه داشته باشید که نحوه نمایش اطلاعات در داشبوردها چیزی فراتر از پر کردن و به نوعی انجام وظیفه در امر طراحی داشبورد های مدیریتی است. نحوه چیدمان و در کل طراحی این سیستم ها تاثیر به سزا و شگرفی در میزان جذب کاربر و همچنین استفاده وی از داشبورد خواهد داشت. شاید برخی بر این باور باشند که صحت داده و پردازش سریع و به موقع اطلاعات خود نمایانگر موفقیت یک سیستم می باشد ولی باید توجه داشته باشید که در صورتی که شما بهترین نرم افزار را هم طراحی کنید ولی کاربر رغبتی برای استفاده از آن از خود نشان ندهد ( فرض کنید کاربر مشکل در برقراری ارتباط با UI و یا عدم رعایت استانداردهای چینش عناصر توسط شما و در نهایت عدم امکان جذب وی داشته باشد ) پروژه شما با وجود صحت داده ها با شکست مواجه شده است.
با رعایت چند نکته ساده در این زمینه می توان به بهترین شکل ممکن اقدام به ارائه محصول نهایی به کاربران نمود. لازم به ذکر است که این راه کارها محدود به همین چند نکته نیستند و این نوشتار تنها در برگیرنده بخش کوچکی از موارد این چنینی خواهد بود.
- رعایت سادگی
هر چه داشبورد ساده تر باشد، فهم و درک آن برای کاربران مخصوصا مدیران سطح بالا که وقت برای آنها از اهمیت بالایی برخوردار است، راحت تر خواهد بود. به هیچ وجه اقدام به پر کردن تمام صفحه یک داشبورد نکنید. دلیلی ندارد که بخواهید همه چیز را نشان دهید؛ قرار است کاربر یا مدیر با نگاه کردن به داشبورد متوجه بروز مشکل شوند.
با قرار دادن یک فضای خالی که می تواند به رنگ سفید نیز باشد، میان عناصر موجود در صفحه می توان یک حد فاصل میان دو موجودیت قائل شد. همین فضای خالی مابین، جلوی شلوغی بیش از حد داشبورد را خواهد گرفت. البته بنا به سلیقه شما، این فضای خالی می تواند با یک نماد خاص و یا یک قاب و یا حتی ترکیبی از موارد ذکر شده جایگزین شود.
- حفظ تمرکز
بهترین داشبورد، داشبوردی است که تمام نیازهای یک هدف خاص را داشته باشد. در واقع بهترین راه برای طراحی داشبورد تعیین محدود فعالیت آن و درنهایت تکمیل آن داشبورد می باشد. کار دیگری که باید انجام شود حفظ تمرکز کاربر بر روی هریک از عناصر داشبورد می باشد. قرار دادن قاب یا فریم در اطراف یک یا مجموعه ای از عناصر مرتبط با هم می تواند به حفظ این مورد کمک شایانی داشته باشد.
- استفاده از زبانه های مختلف برای جداسازی
در صورتی که بنا به دلایلی قرار است محصول نهایی متشکل از داده های زیادی باشد و یا اینکه با توجه به سیاست های اتخاذ شده قرار است مجموعه ای از داشبورد ها در قالب یک داشبورد (فرضا داشبورد های مربوط به سطوح مختلف سازمانی) ارائه شود، بهترین کار ایجاد زبانه های متعدد جهت جداسازی عناصر مختلف داشبورد از یکدیگر است. توجه داشته باشید که در مواقع این چنینی لازم است تا تفکیکی حداقلی از موارد موجود در داشبورد (چه از نظر سطوح سازمانی و چه از نظر مرتبط بودن عناصر به یکدیگر) تهیه گردد و هر گروه از عناصر را در زبانه مربوطه با نامی مشخص قرار داد. توجه داشته باشید تعداد زبانه زیاد موجب ایجاد پیچیدگی و در نهایت عدم رضایف کافی کاربر از محصول نهایی خواهد شد. مورد دیگر در رابطه با مسئله زبانه ها رعایت ترتیب چینش آن ها در کنار یکدیگر است. چیدمان زبانه ها باید با توجه به سیاست های سازمان و همچنین استانداردهای داده ای انتخاب شود.
- انتخاب هوشمندانه روش نمایش
انتخاب نحوه نمایش عناصر مختلف در داشبوردها می تواند تاثیر شگرفی در افزایش میزان جذابیت آنها داشته باشد. یکی از این موارد نحوه نمایش و انتخاب نوع نمودارها در داشبورد ها می باشد :
- گزارش های سرتیتری (Headline Reports)
قرار دادن برخی اطلاعات مهم در بالای هر داشبورد می تواند توجه کاربر را به خود جلب نماید. بطور مثال اگر تعداد مراجعین به یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است و مدیران احتیاج دارند تا تعداد مشتریان را بدانند می توان با قرار دادن یک جعبه متن و یا هر نوع عنصری که فکر می کنید می تواند مناسب باشد اقدام به نمایش تعداد مشتریان بطور جداگانه و ساده نمایید.
- انتخاب نوع نمودارها
انتخاب نوع نمودار اهمیت بسیار بالایی دارد. در صورتی که مقادیر مورد نظر برای نمایش یک نمودار دارای اهمیت بالایی بوده و کوچکترین تغییر آن منجر به اتخاذ تصمیم در سازمان خواهد شد به هیچ وجه از نمودار کیکی استفاده نکنید و برای نمایش آن از نمودار های میله ای استفاده کنید تا کاربر با مشاهده نمودار از کوچکترین تغییر آن با خبر شود.
- استفاده از برند در طراحی ها
اگر شما یک شرکت یا یک شخص فعال در زمینه طراحی داشبوردهای هوش تجاری هستید و تا کنون محصولات زیادی را طراحی کرده اید و یا اینکه تازه شروع به طراحی اولین داشبورد خود کرده اید حتما از یک آرم یا لوگوی منحصر به فرد در یک مکان ثابت در تمام محصولات خود استفاده کنید. در صورتی که شما از یک استاندارد مشخص ( نه یک UI ثابت ( در تمام محصولات خود استفاده کنید و از لوگوی مشخصی در تمام داشبورد ها بهره ببرید، کاربر با مشاهده لوگوی شما ناخود آگاه از نظر ذهنی آماده کار با استاندارد شما خواهد شد. این امر زمانی به خوبی نمود خواهد داشت که علاوه بر شما اشخاص و یا شرکت های دیگری نیز برای یک مجموعه خاص اقدام به طراحی داشبورد می کنند و با این روش کاربر با مشاهده لوگوی شما آماده کار با محصولات شما خواهد شد.
قابلیت های توسعه دهنده هوش تجاری
یک توسعه دهنده هوش تجاری در واقع یک متخصص اطلاعات می باشد. دانش قوی در رابطه با علوم کامپیوتری و برنامه نویسی می تواند مواردی از ملزومات این شغل باشد که موثر در موفقیت هرچه بیشتر فرد در این زمینه خواهد بود. کار با نرم افزارهای مختلف و پایگاه داده های متنوع نیز دو مورد از پر اهمیت ترین وظایف این شخص می باشد. جستجو در زمینه راهکارهای هوش تجاری و هوش کسب و کار یکی از وظایف اصلی این شخص بوده که می توان برنامه ریزی و طراحی نقشه راه در این حوزه را نیز از آن استنباط نمود.
پس از تکمیل مرحله برنامه ریزی، نوبت به طراحی راهکارهای هوش تجاری می رسد و پس از آن، بررسی میزان موثر بودن راهکار ارائه شده در آن زمینه کاری مهمترین وظیفه توسعه دهنده می باشد. اگر در این مرحله مشکلی در راهکار ارائه شده مشاهده شود، شخص توسعه دهنده وظیفه رفع مشکل و یافتن راه حل مناسب برای آن کسب و کار را بر عهده خواهد داشت.
توسعه دهنده هوش کسب و کار، در زمینه طراحی و پیاده سازی OLAP نیز باید دارای توانایی و تجربه باشد. این شخص با انواع پایگاه داده های چند بعدی و رابطه ای کار می کند و باید آشنایی کافی در زمینه الگوریتم های داده کاوی و پیاده سازی آنها را نیز داشته باشد. توانایی کار با پایگاه داده ، طراحی پرس و جو (Query) و گزارشات متنوع نیز از اصلی ترین وظایف این شخص می باشد. یکی دیگر از وظایف توسعه دهنده هوش تجاری طراحی و نگهداشت انباره های داده (Data Warehouse) می باشد. این شخص باید بتواند بهترین دیتا مدل ممکن را از پایگاه داده موجود شناسایی نماید و انباره داده مورد نظر را در جهت سهولت استخراج گزارشات و تحلیل ها راه اندازی نماید.
یکی از وجوه اصلی این شغل درگیر بودن همزمان با متخصصان و کاربران نهایی سازمان می باشد. فرد توسعه دهنده جهت شناسایی و طراحی مناسب محصول نیاز به تعاملی بسیار قوی با متخصصان حوزه مورد نظر و در جهت پیاده سازی موفق در سازمان نیازمند دریافت نظرات کاربران نهایی سازمان می باشد.
در نهایت توانایی های مهم در این زمینه را می توان با عناوین زیر معرفی نمود :
- برنامه نویسی
- مدیریت ریسک
- بروز بودن در حوزه علوم رایانه
- آشنایی با تحلیل های آماری و ریاضی
- توانایی کار با انواع پایگاه داده
- برخورداری از روابط عمومی مناسب
شرکت نرم افزاری سورا آیریا مهر (سآمکو) با هدف تداوم، توسعه و پیاده سازی پژوهشهای ارزنده آکادمیک اساتید هیأت علمی در قالب یک مجموعه پیشرو در تکنولوژی نرم افزار و هوش مصنوعی شکل گرفته است. با توجه به این که حجم داده های بانک های اطلاعاتی و همچنین منابع اطلاعاتی تحت وب سازمان های مختلف به طور فزاینده ای درحال تزاید و ارزشمندتر شدن هستند، و ازطرفی لزوم افزایش سرعت و دقت تحلیل داده ها، نیاز به اتوماتیک شدن کشف دانش را بیش از پیش توجیه میکند. لذا سآمکو سعی دارد برخلاف روش مرسوم اکثر شرکت های ایرانی که صرفا مصرف کننده تکنولوژی وارداتی هستند، با اتکا به نوآوری و پژوهش، حد الامکان پاسخگوی نیازهای سازمان ها ونهاد های معتبر با چشم انداز موفقیت همه جانبه باشد.